In deze algemene voorwaarden zal “HCP” ook als “we” vernoemdworden.
Artikel 1: Algemene bepalingen
1.1 Deze “Algemene Voorwaarden”, hierna genoemd “AV”, zijnvan toepassing bij het gebruik van de diensten van HCP. Door jouzelf mondeling of schriftelijk aan te melden bij evenementen georganiseerd door HCP, ga jeakkoord met de AV waarbij je een contractuele zakelijke verbintenis aangaat metHCP. Daarnaast zijn deze AV van toepassing bij de aanvragen van deopdrachtgever tot het faciliteren en/of organiseren van fysieke en/of digitaleevenementen door HCP. Door een Aanbod te accorderen aan HCP, gaan opdrachtgeversakkoord met de AV waarbij je een contractuele zakelijke verbintenis aangaat met HCP, de we hierna “Opdrachtgever” noemen.
1.2 Als we afwijken van deze algemene voorwaarden, moet datschriftelijk en uitdrukkelijk tussen ons en de Opdrachtgever overeengekomenzijn.
1.3 Als één of meer bepalingen in deze algemene voorwaardenongeldig, nietig of vernietigd worden verklaard, blijven de andere bepalingenvan kracht. We vervangen dan de ongeldige, nietige of vernietigde bepalingendoor nieuwe bepalingen die zoveel mogelijk overeenkomen met de ongeldige,nietige of vernietigde bepalingen.
1.4 HCP behoudt zich het recht voor om deze AV te wijzigen of aan te vullen door publicatie van de gewijzigde AV op de website.Wijzigingen van de AV gelden met onmiddellijke ingang. De gewijzigde AV zijn eveneens van toepassing op de reeds bestaande registraties. Indien eenopdrachtgever of bezoeker van een event niet instemt met de wijziging van deAV, dan blijven de tot dan toe geldende AV gelden. Na een termijn van een maandna bekendmaking van de wijziging van de AV wordt de bezoeker geacht dezewijzigingen te hebben aanvaard.
1.5 het feit dat we op enig moment geen nakoming van één ofmeer bepalingen uit de overeenkomst eisen, inclusief de bepalingen in dezealgemene voorwaarden, doet geen afbreuk aan onze rechten om op een latertijdstip alsnog nakoming door de Opdrachtgever te eisen.
1.6 Deze algemene voorwaarden zijn niet van toepassing alswe in de overeenkomst tussen ons en de Opdrachtgever daarvan afwijken.
1.7 In het belang van de kwaliteit van de events heeft HCPhet recht om een aanmelding en aanvragen te weigeren, zonder verplicht te zijntot opgave van reden.
1.8 Indien onduidelijkheid bestaat omtrent de uitleg van éénof meerdere bepalingen van deze AV, dan dient de uitleg plaats te vinden ‘naarde geest’ van deze bepalingen.
1.9 De toepasselijkheid van eventuele inkoop of anderevoorwaarden wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.
Artikel 2: Definities
- Aanmelden: Het Aanmelden verwijst naar hetregistratieproces van de bezoeker op de website van HCP, Eventbrite, of enigander ticketsysteem dat door HCP wordt gebruikt, met als doel toegang teverkrijgen tot de aangeboden diensten;
- Algemene voorwaarden (AV): de Algemene Voorwaardenvoor HCP betreffen evenementen/ bijeenkomsten, bezoekers en opdrachtgevers;
- Dienst: de mogelijkheid om, al dan niet tegenbetaling, fysieke en/of digitale evenementen (o.a. kennisevenementen,KENNISKABINET bijeenkomsten, HCP Draait Door, HCP Festival) en bijeenkomsten(o.a. seminars) bij te wonen/volgen;
- Bezoeker: natuurlijk persoon, rechtspersoon ofeen overheidsorganisatie, die gebruikmaakt van de Dienst;
- Overeenkomst: Overeenkomst tussen HCP enBezoeker of Opdrachtgever;
- Website: www.HCP.nl
- Opdrachtgever: natuurlijk persoon, rechtspersoonof een overheidsorganisatie, die een fysiek en/of digitaal evenement door HCPwil laten faciliteren en/of organiseren.
- Aanvragen: de mogelijkheid voor Opdrachtgever omeen aanvraag te doen, al dan niet tegen betaling, om fysieke en/of digitaleevenementen te laten faciliteren en/of organiseren door HCP.
- Aanbod: het niet-bindend voorstel van HCP aan deOpdrachtgever met betrekken tot de Omvang van het Werk en/of Diensten dieuitgevoerd zullen worden (en de daarop van toepassing zijnde voorwaarden). Eenaanbod wordt geacht slechts een uitnodiging te zijn tot het aangaan van eenOvereenkomst.
- Aanvaarding: de aanvaarding, op welke wijze danook, door de Opdrachtgever van (een deel van) het Aanbod. De Aanvaarding kanniet herroepen worden door de Opdrachtgever.
- Partijen: HCP en de Opdrachtgever of Bezoeker.
Artikel 3: Toepasselijkheid
3.1 Deze Algemene Voorwaarden (en alle toekomstige geüpdateteversies) regelen de contractuele relatie tussen HCP en de Opdrachtgever. Dooracceptatie van deze Algemene voorwaarden aanvaardt de Opdrachtgever ook alletoekomstig geüpdatete versies van deze Algemene Voorwaarden.
3.2 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alleovereenkomsten, die HCP sluit met betrekking tot de Dienst.
3.3 Eventuele afwijkingen op deze algemene voorwaarden zijnslechts geldig indien deze uitdrukkelijk schriftelijk zijn overeengekomen.
3.4 Informatie in het Aanbod (offertes en/of bevestigingen)die gebaseerd is op kennelijke fouten (bijv. typefouten en onjuisteberekeningen), zal HCP niet binden en zal door HCP gecorrigeerd worden.
3.5 De Overeenkomst (Bevestiging) en deze AlgemeneVoorwaarden geven volledig weer wat tussen Partijen overeengekomen is envervangen alle eerdere, gelijktijdige, uitdrukkelijke of impliciete,schriftelijke en mondelinge afspraken/overeenkomsten en verklaringen.
Artikel 4: Totstandkoming van de overeenkomst
Het navolgende is van toepassing op de totstandkoming vaneen Overeenkomst tussen Bezoekers en HCP:
4.1 De overeenkomst met Bezoeker komt tot stand nadat HCP deaanmelding van Bezoeker heeft aanvaard. De aanvaarding door HCP vindt standaardper e-mail plaats, tenzij de Bezoeker niet over een e-mailadres beschikt. Indat geval vindt aanvaarding telefonisch plaats.
4.2 Als de overeenkomst langs elektronische weg tot standkomt, is Bezoeker zelf verantwoordelijk voor het opslaan en printen van dealgemene voorwaarden en de overeenkomst en voor de toegankelijkheid van deopgeslagen kopie. HCP is niet verplicht om de eventueel gearchiveerdeovereenkomst voor bezoeker toegankelijk te houden.
Het navolgende is van toepassing op de totstandkoming vaneen Overeenkomst tussen Opdrachtgever en HCP:
4.3 Op verzoek zendt HCP een Aanbod aan de Opdrachtgever. Inhet Aanbod is de Omvang van het Werk en/of de Diensten vermeld die voor deOpdrachtgever kunnen worden uitgevoerd. Het Aanbod is niet-bindend en wordtgeacht een uitnodiging te zijn tot het aangaan van een Overeenkomst.
4.4 De Aanvaarding is de verklaring van de Opdrachtgever inreactie op het Aanbod, waarin hij aangeeft welke Omvang van het Werk en/of deDiensten hij daadwerkelijk HCP en/of de Dienstverleners verzoekt te leveren. DeAanvaarding wordt gedaan door middel van het ondertekenen van het Aanbod.Wanneer de Opdrachtgever niet in de gelegenheid is om het Aanbod teondertekenen, kan de Opdrachtgever een akkoord geven per mail door het Aanbodin de bijlage mee te sturen en een begeleidende tekst toe te voegen waarin eenakkoord wordt gegeven. Uit de Aanvaarding vloeit geen enkele verplichting voor HCPvoort, totdat een Bevestiging aan de Opdrachtgever verstuurd is.
4.5 HCP bevestigd in de Bevestiging (het deel/de delen van)de Omvang van het Werk en/of de Diensten die HCP en/of de Dienstverleners voorde Opdrachtgever zullen uitvoeren. Met deze Bevestiging is een Overeenkomsttussen Partijen tot stand gekomen.
4.6 Als de overeenkomst tot stand komt, is Opdrachtgeverzelf verantwoordelijk voor het opslaan van de algemene voorwaarden en hetAanbod en voor de toegankelijkheid van de opgeslagen kopie. HCP is nietverplicht om de eventueel gearchiveerde overeenkomst voor Opdrachtgevertoegankelijk te houden.
4.7 De Opdrachtgever is verplicht om alle door HCP en/ofhaar Dienstverleners gevraagde informatie, die nodig is om de Omvang van hetWerk en/of Diensten te kunnen uitvoeren, binnen de gestelde termijn teverstrekken.
4.8 Zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van HCP isde Opdrachtgever niet bevoegd om overeenkomsten aan te gaan met organisatiesdie informatie leveren die de Overeenkomst zouden kunnen wijzigen of daarmee instrijd zouden kunnen zijn.
Artikel 5: Duur van de overeenkomst
5.1 De overeenkomst met de Bezoeker eindigt van rechtswegena het bezoeken/volgen van of deelnemen aan het (digitaal) evenement of debijeenkomst.
5.2 De overeenkomst met de Opdrachtgever eindigt vanrechtswege na het voldoen van 100% van de kosten vernoemd op het Aanbod waarinakkoord is gegeven. HCP behoudt zich het recht om na opdracht meer/minder werkte verrekenen; voor welke punten dit van toepassing kan zijn zal in het Aanbodworden aangegeven.
Artikel 6: Prijzen / Kosten / Betaling
Het navolgende is van toepassing op de betaling / kosten /prijzen tussen Bezoekers en HCP:
6.1 Bezoeker is geen entreekosten verschuldigd voor hetbezoeken van of deelnemen aan een (digitaal) evenement of bijeenkomst, tenzijanders is overeengekomen of aangekondigd.
6.2 Indien er wel kosten verschuldigd zijn voor Bezoeker,geldt een betalingstermijn van 14 dagen na factuurdatum op een door HCPaangewezen rekening, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
6.3 Op het verschuldigde bedrag is btw van toepassing.
Het navolgende is van toepassing op de betaling / kosten /no-show tussen Opdrachtgever en HCP:
6.4 De betalingsvoorwaarden voor Opdrachtgever is dat 70%van de kosten in rekening worden gebracht na Aanvaarding van het Aanbod. Deresterende 30% worden in rekening gebracht nadat het evenement heeftplaatsgevonden, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
6.5 HCP behoudt zich het recht om na opdracht meer/minderwerk te verrekenen; voor welke punten dit geldt zal in het Aanbod wordenaangegeven. Deze verrekening wordt aangebracht aan de rekening van ‘deresterende 30%’ zoals beschreven in punt 6.4.
6.6 Voor de Opdrachtgever geldt een betalingstermijn van 14dagen na factuurdatum op een door HCP aangewezen rekening, tenzij schriftelijkanders is overeengekomen.
6.7 Indien de Opdrachtgever niet binnen de overeengekomentermijn betaalt, is de Opdrachtgever onmiddellijk en zonder voorafgaandeingebrekestelling het volgende aan HCP verschuldigd:
a) De wettelijke handelsrente over het uitstaande bedrag,voor elk gedeelte van een maand gedurende welke de Opdrachtgever nalatig is metbetaling, tot de datum van algehele betaling, onverminderd de overige rechtenvan HCP. HCP is in dat geval ook gerechtigd om onmiddellijke betaling tevorderen van alle overige niet betaalde facturen, ongeacht of deze reedsopeisbaar zijn, en om haar verplichtingen onder de Overeenkomst op te schortentot aan moment van volledige betaling.
b) De administratiekosten die HCP maakt voor het verzendenvan betalingsherinneringen aan de Opdrachtgever.
6.8 Alle buitenrechtelijke en gerechtelijke kosten alsmedealle daadwerkelijk gemaakte juridische kosten die HCP redelijkerwijs moet makenals gevolg van niet-nakoming van contractuele verplichtingen uit deOvereenkomst door de Opdrachtgever, komen ten laste van de Opdrachtgever, zulksmet een minimum van vijftien procent (15%) van het openstaande bedrag.
6.9 Op het verschuldigde bedrag is btw van toepassing.
6.10 De prijzen genoemd in het Aanbod aan Opdrachtgever zijnonder voorbehoud van prijswijzigingen.
6.11 De Opdrachtgever komt geen beroep toe op verrekening,kortingen of opschorting van betaling, tenzij schriftelijk anders isovereengekomen.
Artikel 7: Annulering, Wijzigingen en No-Show
Het navolgende is van toepassing op de Annulering,Wijzigingen en Now-Show tussen Bezoekers en HCP:
7.1 Bezoeker dient zijn/haar aanmelding via e-mail teannuleren. De annulering wordt door HCP per e-mail bevestigd.
7.2 Voor evenementen/bijeenkomsten waarvoor een betalingverschuldigd is van de Bezoeker, geldt het volgende. Bij annulering vanaf vijfwerkdagen voor aanvang seminar of op de dag van het seminar zelf, is deelnemerhet volledige deelnemersbedrag verschuldigd. Voor de bepaling van het momentvan annulering is de datum van ontvangst van het bericht van annuleringbeslissend.
7.3 Voor evenementen/bijeenkomsten waarvoor geen betalingverschuldigd is, geldt dat bezoekers hun aanmelding kosteloos kunnen annulerenen is het eerste lid van toepassing, tenzij anders isovereengekomen/aangekondigd.
Tijdens onze kennisevenementen geldt bijvoorbeeld eenno-show regeling: Wanneer de bezoeker zonder opgave van reden niet aanwezig isop de bijeenkomst, waarvoor de bezoeker is aangemeld, is HCP helaas genoodzaaktje een no-show declaratie te sturen in verband met de kosten die gemaakt zijnvoor de reservering. De kosten die in rekening worden gebracht zijn €95,00excl. BTW. Bezoekers kunnen kosteloos annuleren tot 48 uur voorafgaand aan hetevent.
Voor alle events kan een no-show regeling gelden. Bij elkbetreffend event wordt dit op de event website gedeeld.
7.4 Het niet verschijnen van de Bezoeker op het seminarzonder voorafgaande annulering wordt gelijkgesteld aan annulering op de dag vanhet seminar.
7.5 Indien Bezoeker niet in staat is om zelf het evenementof de bijeenkomst bij te wonen, is Bezoeker bevoegd een vervanger aan hetevenement/de bijeenkomst te laten deelnemen.
7.6 HCP behoudt zich het recht voor om bij onvoldoendedeelname het evenement/de bijeenkomst te annuleren tot vijf werkdagen voor degeplande datum voor het evenement/de bijeenkomst zonder dat HCP gehouden is totenige schadevergoeding. Bezoeker dan wel de vervanger ontvangt hiervan zospoedig mogelijk bericht. Indien mogelijk wordt bezoeker een passendalternatief geboden. Als deelnemer hiervan gebruikmaakt wordt hetdeelnemersbedrag niet terugbetaald.
Het navolgende is van toepassing op de Annulering enWijzigingen tussen Opdrachtgever en HCP:
7.7 HCP behoudt zich het recht om bij onvoorzieneomstandigheden en calamiteiten de Aanvraag van de Opdrachtgever te annuleren,of in een andere ruimte te laten plaatsvinden wanneer mogelijk wanneer het eenfysiek evenement betreft.
7.8 Opdrachtgever dient de Aanvraag via e-mail te annuleren.De annulering wordt door HCP per e-mail bevestigd.
7.9 Wijzigingen en/of annuleringen dienen uiterlijk 5werkdagen voor aanvang van de Aanvraag schriftelijk te worden gemeld aan HCP.Na deze termijn zal de 70% aanbetaling (tenzij schriftelijk andersovereengekomen) niet kunnen worden teruggevorderd.
7.10 Bij wijzigingen en/of annuleringen die uiterlijk 5werkdagen voor aanvang van de Aanvraag schriftelijk worden gemeld aan HCP,zullen enkel de uren en kosten in rekening worden gebracht die al zijn gemaakt.De aanbetaling van de 70% min de uren en kosten zal dan worden teruggevorderd.
7.11 Elk verzoek van de Opdrachtgever om de Omvang van hetWerk en/of de Aanvraag te wijzigen, waaronder het aantal deelnemers en data,zal alleen doorgevoerd worden indien en voor zover HCP in een Bevestigingbevestigt dat een dergelijke wijziging is geaccepteerd. Kosten die verbandhouden met het wijzigen van de Omvang van het Werk en/of de Diensten komen tenlaste van de Opdrachtgever.
7.12 De overeengekomen uitvoeringstermijn van de opdrachtdoor HCP is geen fatale termijn. Indien HCP niet binnen de afgesproken termijneen bepaalde dienst verricht of een eventueel product (af)levert, is zij nietreeds door dat feit in verzuim. In dat geval dient HCP eerst in gebreke gesteldte worden met inachtneming van een redelijke termijn voor nakoming.
7.13 HCP zal te allen tijde het recht hebben de Overeenkomstwegens dringende redenen te wijzigen en zal de Opdrachtgever daaroverinlichten.
Artikel 8: Overmacht
8.1 HCP heeft het recht de nakoming van haar verplichtingenop te schorten als zij door omstandigheden die bij het sluiten van deovereenkomst niet te verwachten waren en/of die buiten haar invloedssfeerliggen, tijdelijk verhinderd is haar verplichtingen na te komen. Onder dezeomstandigheden worden onder andere verstaan de omstandigheid dat opdrachtnemersvan HCP niet of niet tijdig voldoen aan hun verplichtingen, het weer, brand,verlies of diefstal van te gebruiken materialen, wegblokkades, stakingen ofwerkonderbrekingen, epidemieën, pandemieën, ziekte of verhindering van docenten/ keynote spekers / dagvoorzitters / workshopbegeleiders, overheidsmaatregelendie verhinderen dat HCP kan de overeenkomst kan nakomen
8.2 Mocht HCP haar verlichtingen door een reden zoalsgenoemd in 8.1 niet kunnen nakomen, dan zullen partijen in overleg treden overeen passende oplossing. Mocht blijken dat HCP schade leidt door een reden zoalsin 8.1 genoemd, dan zal deze schade bij halve met Opdrachtgever worden gedeeld.
Artikel 9: (Persoons)gegevens
9.1 In het kader van het gebruik en uitvoering van de Diensten de Aanvraag zal HCP mogelijk (persoons)gegevens verwerken. De verwerking vanpersoonsgegevens geschiedt in overeenstemming met de toepasselijkeprivacywetgeving. Bezoeker en Opdrachtgever zijn zelf verantwoordelijk voor dejuistheid en volledigheid van de door hem/haar opgegeven (persoons)gegevens.
Artikel 10: Intellectueel eigendom en auteursrechten
10.1 Alle rechten van intellectuele eigendom die rusten opof verbonden zijn met de in het kader van het evenement/de bijeenkomstverstrekte informatie en/of (werk)materiaal rusten uitsluitend bij HCP ofderden. De van HCP verkregen informatie en/of (werk)materiaal is uitsluitendbedoeld voor eigen gebruik van Bezoeker en Opdrachtgever. Het is Bezoeker enOpdrachtgever niet toegestaan de verkregen informatie en/of (werk)materiaalhierbuiten op enigerlei wijze geheel of ten dele te verveelvoudigen of openbaarte maken, behoudens na voorafgaande schriftelijke toestemming vanrechthebbende(n).
10.2 De auteursrechten, die rusten op het beeld- en ofgeluidmateriaal in het kader van het (digitale) evenement/de bijeenkomstberusten bij HCP of derden. Op geen enkele wijze worden de intellectueleeigendomsrechten, waaronder de auteursrechten overgedragen aan Bezoeker. Voorde Opdrachtgever geldt ditzelfde, tenzij anders vermeld in het Aanbod.
10.3 Bezoeker erkent de in eerste en tweede lid genoemderechten en zal zich van iedere vorm van inbreuk op deze rechten onthouden opstraffe van verbeurte van een onmiddellijk opeisbare boete van € 500,- voorelke overtreding en elke week dat de overtreding voortduurt, onverminderd hetrecht van HCP om de werkelijk geleden schade te verhalen op deelnemer.
10.4 Opdrachtgever erkent de in eerste en tweede lidgenoemde rechten en zal zich van iedere vorm van inbreuk op deze rechtenonthouden op straffe van verbeurte van een onmiddellijk opeisbare boete van€5000,- voor elke overtreding en elke week dat de overtreding voortduurt,onverminderd het recht van HCP om daarnaast de werkelijk geleden schade teverhalen op Opdrachtgever.
Artikel 11: Bijzondere bepalingen
11.1 Het is Bezoeker en Opdrachtgever niet toegestaantijdens het betreffende evenement of de bijeenkomst reclame temaken/verspreiden (waaronder flyeren) van zijn/haar eigen onderneming of andereondernemingen, die niet deelnemen aan het betreffende evenement/de bijeenkomst.
11.2 Voorts dient Bezoeker en Opdrachtgever instructies opte volgen van medewerkers van HCP in het kader van het evenement/debijeenkomst.
11.3 Het niet opvolgen van de bovengenoemde instructies kanleiden tot verwijdering van het evenement/ de bijeenkomst.
Artikel 12: Aansprakelijkheid
Het navolgende is van toepassing op de Aansprakelijkheidtussen Bezoekers en HCP:
12.1 Hoewel het evenement/de bijeenkomst, of de in dat kaderaangeboden informatie en/of (werk)materiaal, met de uiterste zorg issamengesteld, aanvaardt HCP geen aansprakelijkheid voor schade van welke aarddan ook, die het directe of indirecte gevolg is van handelingen en/ofbeslissingen, die (mede) gebaseerd zijn op de aangeboden informatie uit en/of(werk)materiaal van het evenement/de bijeenkomst;
12.2. HCP is niet aansprakelijk voor bij Bezoeker ontstaneindirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen,verminderde goodwill en schade door bedrijfsstagnatie;
12.3 HCP aanvaardt geen aansprakelijkheid voor directeschade tenzij de wederpartij kan aantonen dat er sprake is van opzet of groveschuld aan de zijde van HCP;
12.4 Voor zover HCP aansprakelijk mocht zijn voor enigedirecte schade, dan is deze aansprakelijkheid beperkt tot maximaal het bedragdat door haar verzekering wordt gedekt;
12.5 HCP is op geen enkele wijze aansprakelijk voor verliesof diefstal van eigendommen van de wederpartij op het evenement/de bijeenkomst;
12.6 HCP is op geen enkele wijze aansprakelijk voorletselschade en andere schade ontstaan als gevolg het handelen of nalaten vananderen dan HCP of veroorzaakt door goederen of materialen van de locatiehouderof de cateraar. Voor genoemde schade is HCP alleen aansprakelijk indien haaropzet of grove nalatigheid valt te verwijten.
Het navolgende is van toepassing op de Aansprakelijkheidtussen Opdrachtgever en HCP:
12.7 De Opdrachtgever is verantwoordelijk en aansprakelijkvoor schade aan materiaal en de evenement ruimte (bij een fysiek evenement)veroorzaakt door haar bezoekers die deelnemen aan dat evenement.
12.8 De Opdrachtgever is verantwoordelijk en aansprakelijk(bij een fysiek evenement) voor letsel, overlijden, ongevallen, vertragingen,tekortkomingen of eventuele andere onregelmatigheden van haar bezoekers diedeelnemen aan dat evenement.
Artikel 13: Geschillen en toepasselijk recht
13.1 Alle geschillen die voortvloeien uit deze algemenevoorwaarden of daarmee samenhangende overeenkomsten zullen bij uitsluitingworden voorgelegd aan de rechtbank te Amsterdam.
13.2 Partijen zullen eerst een beroep op de rechter doennadat zij zich tot het uiterste hebben ingespannen een geschil in onderlingoverleg te beslechten.
13.3 Op alle geschillen die ontstaan in het kader van dedienstverlening van HCP is Nederlands recht van toepassing.
