Ludo Franken – Beleidsadviseur Facilitaire Zaken bij de gemeente Breda
Het Facility Management team is binnen de gemeente Breda ook verantwoordelijk voor huisvesting. Binnen het team draagt Ludo Franken de verantwoordelijkheid voor strategische projecten, in nauwe samenwerking met management. We vroegen Ludo naar zijn recente ervaring met het gebruik van de Lone Rooftop oplossingen binnen de drie gebouwen, waarin 1800 mensen van de gemeente Breda werkzaam zijn.
Waarom hebben jullie gekozen voor een space utilization technologie oplossing?
Ludo Franken – “De verantwoordelijken binnen de gemeente willen over de gehele linie veranderingen en verbeteringen doorvoeren. Als uitvoerder van strategische huisvestingsprojecten, zag ik dat we data als input nodig hadden om onze beslissingen te valideren. Het ontbrak ons vooral aan inzicht in hoe onze gebouwen nou echt gebruikt werden. We wilden onder andere Activity Based Working invoeren, maar hadden nu geen inzicht in de gebruiksgraad. Daarom kwam Lone Rooftop in beeld.
Bij de besluitvorming over de te gebruiken oplossing was compliance en AVG voor ons zeer belangrijk. We wilden zeker weten dat dit afgedekt was, welke oplossing we ook zouden kiezen.
Daarnaast wilden we de data op twee manieren gebruiken. Voor de schermen gebruiken we nu de oplossing Wally – door middel van schermen die we op diverse strategische plekken hangen laten we zien hoe druk het in elke zone is. Het is leuk om te zien dat mensen actief gebruik maken van de schermen. Daarnaast gebruiken we de data, en hier zit de bulk van het werk, achter de schermen. Hier hebben we dankzij BID een gigantische database aan bezettingsdata opgebouwd waar we actief op kunnen sturen.
We wilden snel en efficiënt van start en zijn daarom begonnen met het meten door middel van WiFi. Deze bron hadden we immers als in huis. De data en inzichten die hier uit voortkomen zijn goed genoeg om onze beslissingen mee te valideren.
De bezettingsgraden hebben we nu inzichtelijk en op basis daarvan zijn we plannen aan het maken om een pand af te stoten.”
Hoe verandert de gemeente Breda naar een data-gedreven organisatie?
“Binnen de facilitaire afdeling vormt data de basis voor onze meningen, en we dragen deze manier van werken ook uit binnen de organisatie. Onze doelstelling voor 2020 is om hier extra uiting aan te geven.
Gemeenten hebben steeds meer taken, maar minder beschikbare fondsen. Daarom willen we de basis door middel van data op orde hebben en aan de hand daarvan beslissingen nemen. Die cultuur landt binnen Facility Management heel goed. Er zijn intern wel discussies, bijvoorbeeld met iemand die al 20 jaar alleen in een kantoor zit. Het is ook logisch dat zo iemand terughoudend is over een nieuwe manier van werken, maar binnen de gemeente nemen we graag mensen bij de hand en nemen we kleine stappen tegelijk. En omdat management mij daarin steunt, en onze data-gedreven initiatieven op dat niveau aanjaagt, gaan we gestaag de goede kant op.”
Welke voordelen heb je ervaren dankzij de Lone Rooftop oplossingen?
“Het belangrijkste voordeel dat de data ons biedt, is inzicht in gegevens waarop we met huisvesting beslissingen kunnen nemen. Zowel tijdelijk als definitief.
Concreet – we onderzoeken of alle medewerkers op basis van Activity Based Working binnen gebouw A en B gehuisvest kunnen worden. Met data van Lone Rooftop kunnen we dit onderbouwen. Door inzicht in wanneer en hoe de bezetting en piekmomenten plaatsvinden, kunnen we een specifiek plan maken voor huisvesting. We passen de data dus echt concreet toe in de besluitvorming en processen rondom (nieuwe) huisvesting.
Op basis van de data gaan we daarnaast ook aan de slag om te kijken hoe we de werkomgeving prettiger kunnen maken. Zo is ons restaurant multifunctioneel geworden, we faciliteren onze mensen nu om elkaar daar te ontmoeten en er te werken. Door het gebruik van deze ruimte te monitoren zagen we een bezetting van 85 procent, daarom maken we nu een tweede, soortgelijke ruimte. Medewerkers maken hier veel gebruik van en zijn er zeer blij mee.
Gedurende anderhalf jaar kregen we opmerkingen dat het in een gebouw te druk zou zijn. Door metingen hebben we daadwerkelijk inzicht in de bezettingsgraad. De normale bezetting bleek tussen de 60 en 65 procent te liggen, met af en toe een hogere piekbezetting. Omdat we de WiFi-data combineerden met kwalitatief onderzoek, weten we voor 99% zeker dat mensen op drukke dagen een bureau claimen door een laptop en/of een tas neer te leggen. Hierdoor was het in de ervaring van mensen druk, maar dit was dus feitelijk niet zo.
Handmatige tellingen werden in het verleden niet geloofd, met de oplossing van Lone Rooftop kunnen we mooie rapportages uitdraaien en daardoor kunnen we beslissingsprocessen veel beter informeren. We gebruiken de data als aanleiding om de discussie aan te gaan, het geeft ons dan ook de beste basis voor goed geïnformeerde interne besprekingen.
Op basis van de vergaarde inzichten gaan we actief het gesprek aan met teamleiders van diverse afdelingen. We bespreken met hen hoe we het gedrag kunnen beïnvloeden en hoe we de teams het best daarin kunnen faciliteren. Dit heeft ertoe geleid dat het gedrag langzaam maar zeker verdwijnt.
Wat we in de rustige december periode hebben gedaan is dat we keken naar zones en afdelingen die we tijdelijk konden sluiten om zodoende energie te besparen.
We zijn op dit moment ook meer onderzoek aan het doen naar trends, nu we bijna een jaar aan data hebben verzameld krijgen we diepere inzichten.”
Wat zijn je plannen voor de toekomst?
“We zijn met diverse projecten bezig op het gebied van huisvesting. Ik zou heel graag willen dat we op iets gedetailleerder niveau kunnen meten en nog meer inzicht kunnen krijgen. Dan kan ik nog beter inschatten of de werkplek past bij de afdelingen in combinatie met de specifieke functiegroepen die we daar geplaatst hebben.
Daarnaast helpen sensoren ons om meer inzicht te krijgen in hoe onze vergaderruimtes gebruikt worden. Door het gebouw heen hebben we diverse losse vergaderruimtes. Onze huidige systemen geven aan dat deze ruimtes voor 100 procent bezet zijn. Als ik er langs loop is zeker 50 procent daarvan een no show, dus daar zit een mismatch. Ik wil dit inzichtelijk maken.
Kijkend naar de toekomst zijn koppelingen van databronnen voor ons belangrijk – reserveringen en bezettingen koppelen aan realtime bezetting om daar beslissingen over te nemen. We hebben er veel vertrouwen in dat we samen met Lone Rooftop kunnen doorontwikkelen naar de toekomst toe.”