Maarten Huikeshoven – Deputy Facility Manager bij D&B The Facility Group, namens hen werkzaam bij Vattenfall.
Maarten Huikeshoven is een jonge talentvolle Facility Manager die via D&B The Facility Group werkzaam is bij Vattenfall. In een recent interview op Facto gaf hij aan dat hij Smart Buildings en data als de belangrijke trend voor Facility Management ziet. In dit interview zoomen Daan Wonnink, Marketing Manager bij Lone Rooftop, en Maarten in op dit onderwerp en geeft Maarten zijn visie op de toepasbaarheid en ontwikkeling van deze trend.
- In een recent artikel gaf je aan dat smart buildings en data een key trend zijn voor FM. Kun je dat wat meer uitleggen, waarom is dit een key trend voor jou. Welke voordelen biedt deze trend in de praktijk voor zowel Real Estate / FM teams enerzijds als de medewerkers anderzijds?
‘Wat je heel veel ziet is dat voorheen beslissingen over bezettingsvraagstukken op gut feeling genomen werden. Bijvoorbeeld op basis van aanvragen van gebruikers, of op basis van business line managers die zeggen dat ze bepaalde ruimte nodig hebben.
Een voorbeeld gerelateerd aan bezetting is dat men snel vindt dat het druk is. Facility managers moesten in het verleden veel moeite doen om erachter te komen of dit nu daadwerkelijk zo is door bijvoorbeeld handmatige telling te laten uitvoeren. Door de beschikbaarheid van onder andere bezettingsdata via Lone Rooftop is dit nu direct inzichtelijk en is er feitelijke informatie voor handen als basis om het gesprek over ruimte en bezettingsgraad met de business aan te gaan.’
‘De algemene trend is dat er veel meer data beschikbaar komt in gebouwen, en dat oplossingen die hier inzicht in bieden of gebruik van maken betaalbaarder en gebruiksvriendelijker worden. Dit maakt het voor de Facility Manager veel makkelijker om beslissingen te nemen op basis van feiten. Bezetting van het kantoorpand is hier een belangrijk element in, maar ook de beschikbare data vanuit het gebouwbeheerssysteem met betrekking tot luchtbehandeling en verlichting zijn hierin zeker nuttig.
Ik verwacht dat Smart Buildings en data een grote toegevoegde waarde gaan leveren voor de duurzaamheid van panden. Het wordt hiermee makkelijker om efficiënter om te gaan met de assets die we hebben. Door diverse data van verschillende systemen te koppelen op een centraal platform is het voor de Facility Manager gemakkelijker inzage te krijgen in de samenhang van die verschillende systemen. Een voorbeeld is dat er dan makkelijk te zien is of er ergens in het pand lichten aan staan of de klimaatinstallatie op vol vermogen draait, terwijl een ander systeem laat zien dat er geen bezetting in dat deel van het pand is. Het slimme pand van de toekomst zal dit uiteindelijk geheel zelfstandig gaan herkennen en aanpassen.
‘Uiteindelijk wordt een pand neergezet voor de medewerkers. De vraag die daarbij een centrale rol speelt is: ‘Hoe kan het pand voor de gebruiker gaan werken, zodat deze het meeste uit zichzelf kan halen. Het voordeel van smart building technologie is dat de gebruikerservaring veel meer gepersonaliseerd wordt. Maar wel op een dusdanige wijze dat er afstemming is tussen hoe al die individuen het pand willen gebruiken en de best mogelijke samenstelling van het gebouw als geheel.’
‘Kijk naar een EDGE Olympic, dit gebouw is volledig uitgerust met de modernste technologie met als doel het gebouw voor gebruikers te optimaliseren. Voordeel van dit pand is dat deze oplossingen tijdens de ontwikkeling zijn geïntegreerd. Een belangrijke uitdaging is hoe we dit soort technologie in bestaande gebouwen kunnen integreren. Dit is niet zo eenvoudig en kan hoge kosten met zich meebrengen. Ten eerste is van belang om na te gaan waar je de technologie voor wilt gebruiken. Wil je bezetting gaan meten om ruimte te gaan besparen? Of wil je een betere gebruikerservaring creëren en gebruikers hun werkomgeving kunnen laten personaliseren? Het is het mooiste als je bestaande infrastructuur en systemen met elkaar kan laten praten, zonder de noodzaak veel te investeren in nieuwe sensoren en systemen.’
- Wat zijn jouw gedachten bij het terugkeren naar kantoor zodra dat weer kan i.v.m. COVID-19? Welke rol speelt technologie hierin? En geef voorbeelden indien mogelijk.
‘Het is een lastig onderwerp, je leest extreme dingen. Sommige theorieën gaan zover dat de complete lay-out van het kantoor veranderd moet worden. Er zouden dan bijvoorbeeld tussen alle bureaus schermen geplaatst moeten worden of de helft van het meubilair moet worden verplaatst of verwijderd. Dit zie ik niet zo snel gebeuren, vooral vanwege de kosten die dit met zich meebrengt.’
‘Belangrijker is denk ik dat de bezetting van het pand en specifieke bottlenecks in de gaten gehouden worden door speciaal ingezette safety hosts. Real-time bezettingsdata speelt hier een belangrijke rol, omdat je daarmee direct kunt zien wanneer het ergens te druk wordt.’
‘Er komt natuurlijk ook een praktisch aspect kijken bij het teruggaan naar kantoor dat we de komende tijd gaan zien. Je kan mensen aan het handje meenemen, of je kan uitgaan van de slimheid van de mens. Dit is een delicate balans. Hoeveel kosten ga je maken om het kantoor klaar te maken? En hoe zorg je voor acceptatie onder medewerkers? Dit zijn de belangrijke vragen die we de komende tijd moeten beantwoorden.’
‘Ik hoop wel dat het op lange termijn een impact gaat hebben op huisvesting binnen kantoren. Bij het inrichten van nieuwe kantoren zal men al rekening gaan houden met dit soort situaties, bijvoorbeeld door het gebruik van modulair meubilair en gebruik van werkplek bezettingstechnologie. Ook zal de discussie oplaaien waar kantoren nu precies voor dienen. Je hoort nu dat het thuiswerken prima gaat, maar dat het gemis vooral het spreken van de collega’s is. Wellicht gaan we veel meer naar ontmoetingsplekken. Maar voor bestaande kantoren moeten we roeien met de riemen die we hebben. Ik zie het niet voor me dat we gebouwen echt op de schop kunnen gooien, want dat wordt simpelweg te duur.’
‘In zijn algemeenheid denk ik dat het een positief effect kan hebben op de bezetting van kantoren. De meeste kantoren werken al met een werkplek/flex ratio. Zodra we terugkeren naar kantoor, verwacht ik dat we een lagere of beter verspreide bezettingsgraad kunnen gaan zien dan we voorheen gewend waren. Wellicht dat de standaard straks 50% werkplek ratio gaat zijn, waarin dat nu nog bijvoorbeeld 70% is. Maar we moeten stapje voor stapje gaan kijken hoe deze nieuwe realiteit zich ontwikkelt en hoe we dit praktisch invullen. Diverse databronnen die mij als Facility Manager inzicht geven in wat er in het pand gebeurt, spelen hier een rol. Maar het is vooral belangrijk om de medewerker te faciliteren om de juiste keuzes te maken, bijvoorbeeld door real-time bezettingsdata op schermen door het gebouw te visualiseren. Ik hoop daarnaast dat men inziet dat vaker thuiswerken goed werkt, en dat er echt een gedragsverandering ontstaat op dit onderwerp.’
‘Smart buildings en data zijn zeker in deze tijd, van belang voor de dienstverlening in je panden. Denk bijvoorbeeld aan dienstverlening als schoonmaak, security en catering. Schoonmaak kan veel efficiënter werken als zij weten hoe druk het in diverse zones is geweest. Bij security kan deze data bijvoorbeeld helpen om te kunnen handhaven bij te hoge bezettingen. Catering kan inspelen op de bezetting in de panden waardoor derving beter in de hand gehouden kan worden.
‘Zodra we gewend zijn aan de nieuwe standaard, zal het vraagstuk hoeveel ruimte we nou echt nodig hebben weer meer aandacht krijgen. Dan gaan we weer kijken hoe we efficiënter met gebouwen en de hoeveelheid vierkante meters om kunnen gaan, of dat we wellicht ruimte af kunnen stoten. Terwijl we de medewerker nog steeds de optimale ervaring bieden.’
- Hoe ziet de toekomst van smart buildings eruit? Wat is de impact hiervan op de medewerker? En hoe kunnen Real Estate en FM teams ervoor zorgen dat ze meegaan in deze ontwikkelingen?
‘De ontwikkelingen op het gebied van Smart Buildings en data gaan heel snel. Data platformen en databronnen als sensoren worden steeds betaalbaarder en gemakkelijker toepasbaar. Dit soort tools worden dan ook een standaard onderdeel van de toolkit van Real Estate en Facility managers.’
‘Voor de gebruiker betekent dit een sterk gepersonaliseerde ervaring, in toenemende mate. De gebruiker komt straks vooral naar kantoor omdat het hem of haar iets extra’s kan bieden om bepaalde taken uit te voeren die thuis minder effectief uitgevoerd kunnen worden. Technologie als AI en Machine Learning gaan een grote rol spelen in het samenspel tussen de individuele ervaring van de gebruiker en het pand als geheel en zullen mede bepalen hoe het ideale kantoor er dan uit komt te zien.’
‘De belangrijkste taak van Facility Management zal niet veranderen, ook in de toekomst is de centrale vraag hoe we gebruikers het beste kunnen ondersteunen. In het oerwoud van Smart Buildings en data, is onze rol om het overzicht te houden. De verschillende soorten data zullen steeds meer centraal op een platform voor Facility Management te vinden zijn. De Facility Manager zal moeten bepalen welke data hij of zij nodig heeft om de juiste beslissingen te kunnen nemen om data en smart building een meerwaarde te laten leveren aan de gehele organisatie. Aan de ene kant moet de klantvraag afgestemd worden met de business, aan de andere kant moet er gekeken worden welke technische mogelijkheden er zijn met installateurs en IT’ers. Vooral op dit laatste vlak zal in de toekomst een grote rol liggen voor de Facility Manager. Er zal meer aandacht zijn voor data en Smart Building Technologie, waardoor ook de kennis op dit gebied vergroot zal moeten worden. Zodoende kan de FM’er beter de klantvraag vertalen en aangeven welke meerwaarde deze heeft voor het management en de organisatie.’