‘Handdoekje leggen’ in kantoren straks verleden tijd

Nederlanders zijn er goed in: heel vroeg een handdoekje neerleggen om de hele dag verzekerd te zijn van een prettig plekje bij het zwembad. Wat je op vakantie ziet, gebeurt ook op de werkplek. Flexibele werkplekken veroorzaken een run op de ‘beste plekjes’, die door vroege vogels van een jas of tas worden voorzien om vervolgens uren onbezet te blijven. Dit reserveergedrag scoort hoog op de frustratielijst van werknemers, maar is dankzij relatief eenvoudige technologie te voorkomen. Vroeger ging het bij ‘de beleving’ van een kantoorruimte vooral om de smoel, de buitenkant van het gebouw. Nu bestaan er allerlei technologieën waarmee je ook aan de binnenkant van vastgoed een beleving kunt toevoegen. Wat gebeurt er binnen die stenen muren? Hoe creëer je daar een beleving en community die zorgen voor tevreden medewerkers?

Inefficiënt gebruik van ruimte

Het is een herkenbaar irritatiepunt op kantoren: het onnodig inpikken van werkplekken en ‘voor de zekerheid’ reserveren van vergaderruimten. Plaatsen die niet daadwerkelijk worden bezet, maar beschikbaar zijn ‘voor het geval dat’. Het leidt niet alleen tot frustratie onder medewerkers, maar ook tot inefficiënt gebruik van de ruimte. Uit de meetgegevens van diverse bedrijven en uit verschillende studies van bijvoorbeeld vastgoedadviesbedrijf JLL blijkt dat slechts 40 à 50% van de werkruimte daadwerkelijk wordt gebruikt. Dat geldt ook voor vergaderruimte. Een veelgehoorde klacht van bedrijven luidt dat binnen hun kantoor te weinig vergaderruimte beschikbaar is. Die staat altijd volgeboekt. Best vreemd, want ook hier blijkt uit metingen dat deze ruimten meer dan de helft van de tijd leeg staan!

Goede keuze maken

Dat dit anders kan, bewijst het Delftse Mapiq. Vijf jaar geleden begon dit bedrijf met de ontwikkeling van sensoren waarmee je de bezetting van stoelen en ruimten in gebouwen kunt meten. De gegevens van die sensoren maken zaken inzichtelijk; niet alleen waar in het gebouw welke plaatsen beschikbaar zijn, maar ook welke vergaderruimten vrij zijn of waar zich beschikbare smart lockers bevinden. Medewerkers kunnen zo een goede keuze maken, gebaseerd op hun persoonlijke voorkeur. Bedrijven als Unilever, Proximus en Deloitte werken al met het platform om zo tot in detail inzicht te krijgen in de huisvestingsvraag.

Tevredenheid

Als je zo’n groot frustratiepunt weghaalt, neemt de tevredenheid onder medewerkers toe. Ze hoeven niet meer te zoeken naar een vrije werkplek of door de gangen te struinen in de hoop op een beschikbare vergaderzaal te stuiten. Een werkdag wordt zo efficiënter en leuker. Behalve een hogere medewerkerstevredenheid is ook het verloop lager en is er een aantrekkende werking op nieuwe medewerkers. Dat blijkt uit verschillende data van bedrijven, waaronder Deloitte.

Positief effect

Een positieve beleving is belangrijk; het vergroot het werkplezier. Daarnaast kun je met data betere beslissingen nemen over de huisvesting: is het nodig om meer vierkante meters te huren? Zijn er echt meer vergaderplekken nodig? De sensoren helpen zo om efficiënt met de ruimte binnen je kantoor om te gaan. Het realiseren van deze technologie is relatief eenvoudig en gezien het positieve effect op de kantoorcommunity zeker zijn investering waard.

 

Share This